Gestisci la posta elettronica con E-mail Manager
E-mail Manager è una componente applicativa di SIAV Connect che permette la gestione della posta elettronica, ordinaria e certificata, in modo integrato.
Perchè E-mail Manager
- Efficacia: E-mail Manager è in grado di gestire un alto numero di caselle e di messaggi di posta, e offre una console centralizzata per coloro che gestiscono quotidianamente la piattaforma che fornisce tutte le informazioni sullo stato di funzionamento delle caselle e sullo stato di invio/ricezione di ciascun messaggio.
- Apertura: E-mail Manager è realizzato con moduli indipendenti rispetto ai componenti di information management, il che lo rende autonomo e facilmente utilizzabile da parte di applicazioni terze tramite le API che espone.
- Sicurezza: E-mail Manager utilizza i protocolli di posta elettronica POP3, IMAP e SMTP su canali sicuri (TLS/SSL) e consente di configurare un numero illimitato di provider di e-mail e di creare un numero illimitato di caselle a essi collegate.
- Monitoraggio: visualizzazione dello stato delle spedizioni effettuate; in caso di PEC, possibilità di verificare l’effettiva consegna al destinatario, per una eventuale ripetizione dell’invio in caso di anomalie.
L’integrazione tra E-mail Manager e Siav Connect
L’integrazione tra E-mail Manager e SIAV Connect permette di gestire la posta elettronica, ordinaria e certificata, in tutte le sue fasi.
E-mail Manager offre le principali funzioni di un client di posta elettronica, ma permette anche di archiviare le e-mail in una scheda documentale, dove è possibile lavorarle utilizzando il ricco set di funzionalità offerte da SIAV Connect per la gestione dei contenuti e dei processi documentali.
L’integrazione permette inoltre di:
- Archiviare le email e di utilizzare le funzioni di gestione documentale, worfklow e collaboration offerte da Connect
- Gestire in modo efficace le caselle condivise segnalando agli altri utenti se una email è stata già presa in carico da qualcun altro
- Vedere lo stato di ogni messaggio in modo che sia chiaro se è già stato lavorato oppure no
- Monitorare lo stato delle spedizioni e l’avvenuta consegna ai singoli destinatari, direttamente da Siav Connect.
Ricezione
E-mail Manager scarica i messaggi dalle caselle di posta configurate e li memorizza in una area dedicata del sistema. E-mail Manager intercetta anche le ricevute e le notifiche dei messaggi email inviati e le associa alla scheda documentale di SIAV Connect che ha generato la spedizione, aggiornandone lo stato. I nuovi messaggi ricevuti sono visibili a coloro che sono abilitati, che possono archiviarli e smistarli manualmente. Le persone destinatarie prendono in carico la e-mail e la lavorano con le funzionalità di SIAV Connect.
Invio
Gli utenti incaricati predispongono la bozza di risposta con gli strumenti di gestione collaborativa o di BPM di SIAV Connect e avviano il processo approvativo. E-mail Manager riceve i dati per generare il messaggio da inviare e lo inserisce nella coda delle e-mail in uscita, per poi provvedere all’invio ai destinatari.